amit minden hírlevél kampány küldés előtt tudni érdemes
Az SPF egy angol kifejezés rövidítésa – Sender Policy Framework, vagyis a levél küldés szabályzati keretrendszere.
Az SPF jelentése és legfontosabb szerepe
Az SPF legfontosabb szerepe az, hogy azonosítsa az emailt küldő szervert, miszerint jogosult arra, hogy a feladó nevében emailt küldhet.
Elsődleges célja az, hogy megakadályozza azt, hogy egy adott email címet arra használjanak fel, hogy nevében téves vagy megtévesztő információt küldjenek.
Az SPF jelenése – a király pecsétje
Biztosan Te is találkoztál már olyan esettel, hogy például egy ismert cég nevében kaptál emailt arról, hogy csomagod érkezett, holott semmit nem rendeltél. Valójában nem az ismert cég küldte a levelet és sajnos a levél célja is egyértelműen csalás. Nos, ahhoz, hogy ezt megelőzzük, első lépésben tekerjük vissza az idő kerekét, hogy jobban megértsd az SPF jelentősége miben is áll.
Régen a középkorban, amikor egy hivatalos levelet írt egy nemes vagy éppen a király, akkor a levelet összehajtották, lezárták és végül egy vörös viaszpecséttel szentesítették a tartamát. A viaszpecsétre kerülő minta vagy felirat pedig megegyezett azzal az egyedi címerrel ami csak és kizárólag a feladó pecsétgyűrűjén volt megtalálható.
Mi történt? A pecsét rajza biztosította azt, hogy a címzett tudja, ki volt a feladója és valóban ő volt a feladója.
A mai kor digitalizált technológiája is megköveteli azt, hogy megbizonyosodhassunk arról, ki küldte az emailt és aki küldte az valóban arra jogosult.
Az SPF jelentése a mindennapi levelezésben és kommunikációban
Biztosan emlékszel még erre, de inkább röviden összefoglalom, hogy érthetőbb legyen.
Az email kommunikáció esetében jellemzően 4 fő kategóriában kaphatsz üzenetet:
- Szerver / rendszer által küldött üzenetek – olyan technikai üzenetek, amik jellemzően technikai információt tartalmaznak és egy informatikai rendszer működéséhez kapcsolódnak. Az emailt ilyenkor egy adott rendszer küldi ki a te fiókodnak.
- Tranzakciós levelek – ezek azok az email-ek amit azért küldesz az ügyfelednek, mert valamilyen fontos üzleti tevékenységhez kapcsolódó információt szeretnél átadni. Például ilyen az, amikor visszaigazolsz egy levelet, vagy számlát küldesz. Ezek az email-ek vagy ténylegesen a Te email fiókodból – kézzel megírva – kerülnek kiküldésre vagy lehet, hogy automatikus levélként küldi egy adott rendszer.
- Ügyfélkapcsolati levelek – Olyan levelezések, ahol jellemzően az ügyfél kezdeményezett kommunikációt veled és ezekre válaszolsz. Ezek jellemzően személyesebb levelek, ahol közvetlen kapcsolat / kommunikáció folyik közötted és az ügyfél között.
- Marketing célú hírlevelek – Ebben az esetben inkább egyoldalúbb a kommunikáció, hiszen valamilyen hírt, ajánlatot szeretnél eljuttatni a célközönségednek és itt az email küldés sok esetben nem te Email fiókodból történik meg, hanem egy erre specializált hírlevélküldő szoftver végzi a nevedben.
Az SPF jelentősége az, hogy ha nem te saját kézzel megírt emailt küldesz ki másnak, hanem a nevedben ezt egy rendszer fogja elvégezni, akkor legyen egy olyan “pecsét”, ami igazolja a címzett email fiókja / szervere részére azt, hogy a levél hiteles.
Ilyenkor ugyanis az email üzenet nem a te fiókodból fog kimenni, hanem egy másik email szerverről. Ha nem lenne SPF – azaz hiányozna a pecsét – akkor igazából bárki küldhetne a te nevedben emailt.
Az SPF szerepe az email kommunikációban
Bizonyára tudod, hogy minden kiküldött email esetében a küldő címét folyamatosan vizsgálják a címzettek email szerverei. Nézik azt, hogy valóban te küldted-e, a címzett miképpen reagál az üzenetedre – megnyitja-e, válaszol-e rá, kattint-e az emailben lévő linkre, történik-e oda-vissza levelezés.
Minél inkább hasonlít egy konkrét kommunikáció emberi levelezésre annál inkább pozitívnak értékelik ezt a kapcsolatot. Ezért kvázi pozitív pontokat kapsz
Minél inkább passzív a levelezés (te küldöd, ő nem olvassa) annál inkább negatívan pontozzák ezt.
Ha túl sok negatív pontot kapsz, akkor bizony előbb promóciós mappába, utóbb a spam mappában fog lapulni az összes üzeteted. Extrém esetben fekete listára kerülsz és el se jut az üzeneted a címzettnek.
Az SPF rekord egyik fő célja, hogy a pecsét szerepet túl biztosítsa a címzett szerverének, valóban te küldted az üzenetet illetve valóban Te megbízásodból küldték a levelet.
Az SPF az email marketing egyik sarokpontja
Manapság már az email marketinghez szükséges hírlevél küldő szoftverek egyik alapbeállítása az, hogy meg kell adnod az SPF beállításokat. Enélkül ma már nagyon sok hírlevél küldő szoftver nem is vállalja, hogy a te email kampányaidat elküldje. Az előző bekezdés alapján már nyilván érted miért. Ha nem lenne ez a pecsét, ez a felhatalmazás, akkor a hírlevél küldő szerver kapna sok-sok negatív pontot a címzettektől. A hírlevél küldő szoftver szervere nyilván már elért nélküled is egy magas szintű reputációt a világban, de ha pont a te rossz beállításid miatt kezd el romlani ez, akkor azért téged fog felelőssé tenni.
Előbb csak letitlja a kampányaidat, később pedig a fiókodat is zárolhatja. Ez pedig nyilván nem érdeked.
Az SPF beállítások a hírlevélküldő szoftverekben
A beállítás jelentősége tehát az, hogy meghatalmazd az email küldő szoftvert arra, hogy nevedben kiküldheti az emailt. Egyben ezzel közlöd a címzett szerverével, hogy valóban te hatalmaztad meg a hírlevél küldő szoftvert az email kiküldésével.
Az SPF beállítások általában az első lépések között szerepelnek. A hírlevél küldő szoftver megadja, hogy pontosan milyen információt kell beállítanod. Egy un. SPF rekordot fogsz kapni, ami kb. Így néz ki:
v=spf1 include:xxxx.com ~all
Ezt a szöveget ki kell másolnod, be kell lépned a saját weboldalad domain kezelőjébe (pl. GoDaddy) ki kell keresned a DNS beállításokat és egy un. TXT rekordot kell hozzáadnod.
Ez nagyon egyszerű:
Új bejegyzés, típus TXT, értéke az spf rekod szövege (lásd fentiek szerint példa: v=spf1 include:xxxx.com ~all) és a frissítési időciklust (pl. 3600 – azaz óránként frissüljön).
A beállítást követően az email marketing szoftverbe kell visszalépnek és rá kell kattintanod az érvényesítés vagy validálás folyamat elindítására. (általában ez egy gomb vagy egy link a szoftverben). Ha sikeres volt az ellenőrzés, akkor az email marketing szoftver visszajelzi, hogy a beállításaid rendben vannak.
Az SPF szerepe a DKIM és a DMARC mellett
Az SPF mellett más azonosítók beállítása is szükséges jellemzően, ezek a DKIM rekord és a DMARC beállítás. Erről későbbiekben egy másik cikkben olvashatsz.
Az SPF tehát a hatékony hírlevelezési beállítások egyik alapvetően fontos. Ha szeretnéd megismerni, hogy milyen további lépésekkel lehetsz eredményes az email marketingben, mindenképpen olvass további cikket a témában:
Hatékony hírlevél – hogyan őrizd meg olvasói bázisod
Amennyiben elakadtál az SPF beállítás során, kérlek keress bennünket elérhetőségeinken és segítünk
Az SPF ellenőrzése
A megfelelő beállításaidat ellenőrizheted külső szoftverrel is. Egyik ilyen az mxtoolbox.com
további rövid technikai magyarázatot kaphatsz itt