Az üzleti email kommunikáció továbbra is fontos része az ügyfelekkel történő kapcsolattartásnak. Ahhoz azonban, hogy a crm rendszerből az email ne a spam mappában landoljon, kiemelten fontos, hogy a crm vagy a hírlevél küldő rendszer email beállításai támogassák a biztonságot email küldést.
Az elmúlt években már több szoftver is arra ösztönözte a felhasználóit, hogy tegyék meg a szükséges beállításokat, lépéseket, mellyel elkerülhetik, hogy az üzleti emailjeik a spam mappába kerüljenek a kiküldés után.
Új irányelvek a Google, Yahoo és Microsoft esetében a spam mentes levelezésért
A Google a Yahoo és legutóbb a Microsoft immáron ezeket az alapelveket ki is kényszeríti azzal, hogy a megfelelő beállítások hiánya esetében automatikusan blokkolja az emailt. Így a crm email beállítások hiányában az üzenet el sem jut a címzetthez.
Mindhárom nagy email szolgáltató olyan email küldési szabályzatot alakított ki, amelynek célja egyértelműen az, hogy a címzettek ne kapjanak kéretlen leveleket, továbbá a címzettek könnyedén le tudjanak iratkozni olyan hírlevelekről, melyet nem kívánnak többé kapni.
A fő cél, hogy a minőségi email üzenetek előtérbe kerüljenek és a spam tevékenységeket minél jobban háttérbe szorítsák.
A megfelelő crm email beállítások így rendkívül fontosak, ha el akarjuk kerülni azt, hogy leveleinket letiltsák vagy éppen spam mappába kerüljenek
Ebben a cikkben elsősorban a biztonsítágos email küldéshez szükséges lépéseket vesszük sorra.
Email hitelesítés hogyan támogatja a spam mentes levelezést?
A Gmail, a Yahoo és immáron az Outlook is megköveteli az email küldő domainektől azt, hogy egy vagy több hitelesítési módot használjanak.
Tegyük fel, hogy van egy domain, amit használni szeretnél, és ezzel szeretnél emailt küldeni. Például a domain neved pelda.hu és az balazs@pelda.hu email címmel akarsz levelet küldeni a crm-ből.
Ha a domain esetében -pelda.hu – semmilyen hitelesítési eljárás nincs beállítva, akkor legtöbb esetben egyből hibaüzenetet fogsz kapni egy email küldéskor. A címzett email szervere 5xx-as hibaüzenet mellett visszautasítja az emailedet. Egyúttal un. email bounce vagyis visszapattanás következik be.
Legfontosabb teendők az email hitelesség biztosításához
SPF és DKIM rekord beállítása
Az email küldés esetében el kell végezni egy un. DKIM hitelesítést, mielőtt tömegesen emailt küldenél a CRM rendszerből. Az összes emailt külső domain esetében ezt a hitelesítést el kell végezed.
A CRM rendszer email funkciói között kell, hogy legyen egy olyan beállítási lehetőség, ahol a CRM megadja a beállítandó DKIM rekord értékét. Ezt a domain kezelőben a DNS beállításokban kell beállítani.
Ezzel egy hitelesítést adsz a külső szervernek.
DMARC szabályzat beállítása és nyilvánossá tétele
A DMARC a DKIM és SPF sztenderdek mellet még egy külön lehetőség arra, hogy az email szerverek avagy rendszerek esetében mit szükséges tenni akkor, ha az email üzenettel kapott SPF és DKIM azonosító rekordok nem egyeznek a domain-hoz regisztrált rekordokkal. Elsődlegesen segít megóvni azoktól a csalási kísérletektől, amikor a domain névvel, email címmel visszaélve akarnak csalárd üzeneteket küldeni.
Gyakorlatban a DMARC rekord beállítása három fő beállítási módon lehetséges:
Ha a DMARC rekord értéke p=none, azzal annyit jelzünk az email szervereknek, hogy ne tegyen semmit az email üzenettel. Ez a kezdetekben megfelelő lehetőség, hiszen visszajelzést kaphatunk az ilyen esetekről, de egy esetleges téves beállítás miatt nem zavarodik össze az email kommunikációnk.
Vannak más típusú DMARC-házirendek is, amelyeket beállíthatunk.
Ezek a DMARC beállítás típusok a következők:
„p=quarantine” – A címzett e-mail rendszere spamként jelöli a bejövő üzenetet, és a címzett spam mappájába küldi. Az e-mail továbbra is kézbesítésre kerül, de nem lesz elérhető a címzett beérkező mappájában.
‘p=reject’ – A bejövő e-mailt a címzett e-mail rendszere teljes mértékben elutasítja, és nem kézbesíti.
Privát célra használható publikus email címeket ne használunk ilyen email küldésre
A gmail.com, yahoo.com, hotmail.com stb domain-eken olyan email fiókok kerülnek kiosztásra, amelyeket eredendően magánszemélyek privát levelezésére szánták, nem céges levelezésre.
Emiatt ezek nem kínálnak olyan lehetőséget, hogy ezekhez az email fiókokhoz SPF, DKIM rekordokat vagy DMARC házirendet állítsunk be. Például a Google vállalati szolgáltatási között szintén van céges email fiók, ahol a Google már biztosítja ezeket a beállítási lehetőségeket. De a privát gmail.com email fiókokhoz nem. Éppen emiatt az ilyen publikus email címek a legtöbb hírlevél küldő rendszerben, CRM rendszerben nem is használhatóak
Leiratkozás lehetősége egy kattintással
Általánosságban, ha a CRM rendszerből rendszeresen csak tranzakcionális email üzeneteket küldünk, akkor valójában konkrét üzleti kapcsolat miatt küldünk értesítést és ezek az üzenetek nagy mértékben megnyitásra kerülnek, vagy éppen válaszolnak rá az ügyfelek.
Ha azonban promóciós céllal küldünk emailt, mert éppen marketing üzenetünket akarjuk eljuttatni vagy éppen értékesítést szeretnénk ösztönözni, akkor mindenképpen szükséges egy leiratkozási linket elhelyezni az email szövegében azért, hogy a címzett – amennyiben nem kíván többé email kapni tőlünk – akkor erről tudjon egyszerűen nyilatkozni.
Amit nem érdemes:
Megnehezíteni a leiratkozás folyamatát
Amit érdemes:
Témakörökbe, kategóriákba sorolni az email üzeneteket és leiratkozás előtt felhívni a figyelmet arra, hogy nem szükséges teljes mértékben leiratkoznia, mert kérheti, hogy csak megadott témakörben kapjon emailt.
Egyes CRM rendszerek esetében már az email küldés módja is automatikusan befolyásolhatja, hogy a leiratkozási link automatikusan feltüntetésre kerül-e az email láblécében vagy fejlécében.
Ne feledd, hogy a leiratkozás nem a legrosszabb ami történhet. Az aki leiratkozik, már valamilyen okból nem szeretne többé emailt kapni tőled. Éppen emiatt nem is valószínű, hogy emailben képes leszel vele szorosabb kapcsolatot kialakítani, elmélyíteni.
Ettől sokkal rosszabb, ha mégis sorozatban küldesz neki emailt, majd kéretlen levélként jelöli meg az emailedet és ezután jelentősen romolhat az emailjeid kézbesítési és olvasási aránya.
A legrosszabb esetben akár feketelistára is kerülhetsz a folyamatos kéretlen levelek miatt, amivel használhatatlanná teszed az adott domaint email küldésre.
Az email szolgáltatók követelmény rendszere alapján 0.1 % alatt kell tartanod a spam panaszok arányát és soha nem haladhatod meg a 0.3 %-os mértéket. Ha efeletti spam panasz aránnyal szembesülsz azzal azt kockáztatod, hogy a küldő domain teljes blokkolásra kerül
Valós és értékes tartalom kerüljön az email szövegébe
Az email szerverek szempontjából kiemelten fontos, hogy a címzett hogyan reagál az email üzeneteidre. Ez alapvetően múlik az elküldött email tartalmán. A helytelenül megírt vagy formázott email üzenet sokkal nagyobb valószínűséggel kerül a spam mappába.
Az emailben elhelyezett gyanús vagy éppen túlzottan rövidített linkek szintén könnyen spam mappába kerülhetnek.
Kerülendő a sürgető vagy a tipikus spammelő nyelvezet, melynek kizárólagos célja a konverzió elérése.
Kiemelten fontos, hogy egy megfelelő minőséget tarts fenn az email tartalmak esetében, mert ezzel a megnyitási és kattintási mutatókat lehet javítani.
Szegmentálás érdeklődési kör szerint
Érdemes a CRM rendszerben lévő potenciális ügyfeleket és meglévő ügyfeleket érdeklődési kör szerint is csoportosítani, így olyan tartalmat lehet küldeni nekik, ami felkelti az érdeklődésüket.
A spam megelőzéshez szükséges funkciók a CRM és hírlevél küldő rendszerek esetében
Fontos, hogy a CRM vagy a hírlevéküldő szoftver képes legyen az emailek esetében a legfontosabb mutatókat mérni:
- Elküldési arány (delivery rate)
- Megnyitási arány (open rate)
- Kattintási arány (click rate)
- Leiratkozási arány (unsubscribe rate)
- Visszapattanás aránya (bounce rate)
A mutatókat folyamatosan nyomon kell követni és arra törekedni, hogy releváns tartalmakat juttassunk el a megfelelő célközönségnek.
További hasznos tippeket olvashatsz hírlevél témakörben ebben a cikkben és itt is
Az SPF rekordról bővebb információt találhatsz itt.